2011年10月2日星期日

[電腦] 美術白痴的假掰精美簡報製作法

我是個不會設計,不會畫畫,美術慘到無語倫比的人,但人在公司飄,哪有不簡報,老闆才不會管你是種田出身還是什麼,三不五時就叫你做個精美的簡報給他看。沒關係,雖然我美術爛到谷地,但在網路資訊發達的時代,只要擅用Google,資料盡有,只是篩檢的功夫麻煩了些。

今天就和各位聊聊一位美術白痴如何假掰出一份精美簡報。

  • 一、設計範本的選擇
做簡報就是做菜,文字是食材,排版是擺盤,而設計範本則是食器。漂亮的的食器,可以讓料理增色不少;同樣地,一個美麗的設計範本,也可以讓內容空洞的簡報看起來有模有樣。

就像喝茶要用杯子,吃飯要用碗一樣,做不同的簡報,使用的設計範本也會不同,假設今天做的是和科學研究有關的簡報,我就選一個比較抽象的設計範本,觀光產業則選用有風景照片的範本,教育產業選用有溫馨氛圍的範本…等等,如果真的不知道要選什麼設計範本,推薦這個藍天白雲設計範本,藍天白雲非常強大,套在哪個場合皆適用。當然,也不是沒有例外,假如今天做的簡報和水資源有關,建議還是用有流水樣式的設計範本為佳。(藍天白雲設計範本出自 TemplatesWise.com,它是一個免費的簡報設計範本網站,相關介紹請看這篇文章

假掰精美簡報第一步:選個漂亮合宜的設計範本。

  • 二、簡報的背景圖怎麼選,logo要放哪?
在說明簡報的背景圖前之,我要先說「母片」這個東西。母片可以說是簡報的基底,只要在母片中先設定好簡報的背景、字型、色彩配置後,接下來做簡報時,每頁簡報都會乖乖地照著母片的設定走,讓做簡報的人不用每頁每頁調整。所以我每次看到同事很刻苦地一頁一頁加 logo、換背景、修字型時,都會很想和他說…請愛用母片,只要一個步驟,整份簡報我 hold 住。

也因此,每當我開始做一份新簡報時,第一件事不是把文字打上去,而先是按「檢視>投影片母片」進入母片編輯模式,將簡報的背景、字型和色彩等基礎設定好,再開始做簡報

檢視→投影片母片
設定完母片後,請記得按「關閉母片檢視」再開始製作簡報
根據母片的功能,母片分成三種:標題母片、投影片母片和副標題母片,其中副標題母片只出現在2010版以後的 PowerPoint,之前的沒有。

1. 標題母片:標題母片的樣式通常應用的在簡報的第一頁或是最後一頁,背景圖愈華麗愈好,才可以在開場嚇死人。因為標題母片的文字很少,如果要放 logo 可以放在比較顯目的地方,例如畫面中間或左上角。

標題母片:有大大的logo和最豐美的背景

2. 投影片母片:這個母片的樣式應用在簡報內文中。因為這些投影片要塞圖表、塞文字、塞表格,所以背景圖愈簡單愈好,免得喧賓奪主。如果要放 logo,建議放在右上角,這個位置最不影響簡報的編輯。

投影片母片:logo在右上方,留下大片空白做簡報內文

3. 副標題母片:副標題母片是個很妙的東西,它通常使用在插頁,讓底下的觀眾知道你報告到哪個章節了。通常我會用比標題母片再素雅一點的全頁彩圖當背景,如果懶病發作就直接用標題母片的背景湊合。如果要放 logo,可以依自己喜好放置,我個人喜歡放在右上角。

副標題投影片:logo在右上方,配上有點素的背景

假掰精美簡報第二步:只有標題投影片用華美的背景,其他投影片的背景請素雅一點,花花綠綠的背景會造成閱讀困難。

  • 三、字型和字體大小的選擇
請選有「長肉、骨幹粗大」的字型,這樣人家才看得情楚,例如:標楷體、微軟正黑體、華康儷中黑等等,如果是英文字型,則建議用Arial、Tahoma、Verdana。字體大小以 18pt 以上為原則,如果你的簡報要放在大禮堂給人看,至少 20pt 以上。

一份簡報最多只有三種的字型,太多字型只會讓簡報看起來像從垃圾堆撈出來的,亂!以我自己為例,我習慣中文字型用微軟正黑體,英文字型用Arial,整份簡報就這兩個字型。

請在母片狀態下把字型設定好,不要一頁一頁改!←這句是重點

在母片檢視下設定字型

我想,到這裡一定有人會問「我的簡報本來就是東湊西湊的,裡面的字型千奇百怪,而且我去母片改字型後它們也不會跟著變,請問要怎麼處理?一頁一頁改嗎?

PowerPoint 有個很強大的功能叫「取代字型」,可以一次把字型抽換完成,請不要一頁一頁改…。如果你是用舊版的 PowerPoint,取代字型的選單在「格式→取代字型」。

強大的取代字型功能

假掰精美簡報第三步:字型要粗、字體要大、一份簡報最多用三種字型。

  • 四、色彩選用
色彩的選用和字型的規則一樣,一份簡報最好只有10種以下顏色,免得簡報像從垃圾場撈出來的一樣,亂七八糟。我想,應該有人會問「只能用10種顏色,會不會太單調?」,其實,換個角度想,一"頁"簡報中有10種顏色,也夠眼花繚亂了,而且,用統一的顏色可以讓簡報看起來有一致性,很是美觀。

新版的 PowerPoint 本身就提供許多佈景主題色彩給使用者選擇,請選一個「不會和背景打架」的色彩使用。

簡報色彩設定

假掰精美簡報第四步:色彩不是愈多愈好,10種就行了。

以上,就是這次的假掰精美簡報製作法,簡單來說就是:
  1. 選擇一個和簡報主題相符的佈景主題。
  2. 擅用母片減輕工作量。
  3. 字型和色彩統一,整齊就是美。
有機會再來教怎麼做簡報內文好了。
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